Da das erklärte Ziel von Kaplan Wittwer und Gemeindereferentin Kiesewetter eine offene, lebendige Gemeinde war, gab es von Anfang an Bestrebungen, möglichst viele Gemeindemitglieder in die Entscheidungsprozesse um den Gemeindeaufbau mit einzubeziehen. Außer den Gesprächen vor und nach den Gottesdiensten, den geselligen Veranstaltungen und den IMPULSEN wurden schon bald Informations- und Gesprächsabende sowie Gemeindeversammlungen eingeführt.
So fand am 27. November 1979 ein solcher Abend statt, auf dem das Ergebnis einer Befragung diskutiert wurde, die vom 23. bis 27. Juli 1979 von der „Gesellschaft für christliche Öffentlichkeitsarbeit“ durchgeführt worden war. Dabei hatte man eine repräsentative Auswahl von 192 Katholiken aus der Gemeinde (Kirchgänger und Nichtkirchgänger) nach ihren persönlichen Problemen in dem Neubaugebiet, nach ihrem Freizeitverhalten und ihren Wünschen an die Kirchengemeinde befragt. Es stellte sich heraus, dass die meisten Befragten menschliche Kontakte vermissten und dass sie sich eine Verbesserung durch die Kirchengemeinde erhofften. Der Bau des Gemeindezentrums sollte vor allem Räume bieten, in denen sich Kinder, Jugendliche und Erwachsene treffen können. Bedarf wurde auch angemeldet für Problembewältigungsstrategien, Orientierung für Suchende sowie gesellige Veranstaltungen, besonders Wanderungen. Eine Mehrheit der Kirchengänger begrüßte auch die Bemühungen zur Zusammenarbeit mit der evangelischen Martin-Luther-Gemeinde. Aus diesen Wünschen und Forderungen bemühten sich Gemeindeleitung und Basis, die Konsequenzen zu ziehen: Viele gesellige Veranstaltungen, aber auch Vorträge zu spirituellen und aktuellen Themen wurden angeboten, vor allem aber sollte der Bau des Gemeindezentrums vorangetrieben werden.
Da jedoch bald das Problem einer qualifizierten Kinderbetreuung in Büchenbach-Nord akut wurde, befasste sich die nächste Gemeindeversammlung am 23. Juli 1980 vor allem mit dem Bau eines Kinderhortes, den unsere Gemeinde betreiben wollte. Im November beriet man dann erneut darüber.
Kurz darauf wurde der Interessenkreis Gemeindezentrum ins Leben gerufen. Dies war ein offener Kreis aus Interessierten, der „das gesamte Bauvorhaben beratend und gestaltend begleiten“ sollte. Mittlerweile hatte sich speziell für den Hortbau der Bauausschuss gebildet, der aus Fachleuten aus der Gemeinde bestand.
Im Mai 1983 gab es den „Ideentopf“, d. h. eine Zusammenkunft aller bestehenden Gruppen und Kreise, auf dem „Gedanken, Ideen, Vorstellungen zum Leben der Gemeinde produziert, diskutiert oder verworfen werden“ sollten. Ferner wurde über die Pläne zum Bau von Kirche und Gemeinderäumen, die nun konkretere Gestalt annahmen, auf Gemeindeversammlungen und im „Interessenkreis Gemeindezentrum“ intensiv diskutiert (Dachkonstruktion, Raumwirkung, Inneneinrichtung, inhaltliche und künstlerische Ausgestaltung der religiösen Symbole, Name der Kirche, etc.).
Als die Mauern von Kirche und Gemeinderäumen langsam in die Höhe wuchsen, schlug Pfarrer Wittwer in Absprache mit dem Erzbischöflichen Ordinariat in Bamberg vor, dass es neben dem offenen „Interessenkreis Gemeindezentrum“ einen von der Gemeinde gewählten Ausschuss geben sollte, der die Aufgaben des noch nicht existierenden Pfarrgemeinderates übernehmen könnte. Dieser Ausschuss sollte sich aus vier gewählten Mitgliedern sowie mindestens drei Personen aus den schon bestehenden Gruppen zusammensetzen. Am 13. März 1986 wurden Peter Djawadi, Dr. Friedrich Kappius, Dr. Martin Rey sowie Günther Scholze für den Koordinierungskreis gewählt, dazu wurden Helga Rauber, Susanne Rauber/Ute Fäustl, Hildegard Marquardt sowie Klaus Hanke in den Koordinierungskreis berufen. Die Aufgabenstellung dieses Gremiums war „in die Gemeinde hineinzuhören und hineinzusehen, um ihre Lebens- und Glaubenssituation zu erkennen und entsprechend zu realisieren … und Initiativen zu ergreifen, wo Belange der Gemeinde betroffen sind“. Damit war eine Institution geschaffen, die einem Pfarrgemeinderat nicht unähnlich war. In den knapp vier Jahren bis zur ersten regulären Wahl eines Pfarrgemeinderates der Apostelkirche hatte der Koordinierungskreis vor allem mitzureden bei der Ausrichtung des Richtfestes, bei der Innenausstattung des Kirchenraumes, bei der Errichtung der Filialkirchenstiftung „Zu den Heiligen Aposteln“ und er bereitete die Wahl vor, aus der in der Apostelgemeinde am 5. November 1988 eine Kirchenverwaltung hervorging.
Die Auflösung des Koordinierungskreises und das Ende der Gemeindeversammlungen kamen 1990, als es in der Apostelgemeinde neben der Kirchenverwaltung, die seit 1988 für die Rechts- und Finanzgeschäfte verantwortlich war, ab Mai einen für die Belange der Seelsorge zuständigen gewählten Pfarrgemeinderat gab.