Im Juni 2003 wurde der Pfarrgemeinderat der Apostelkirche von seinem Gemeindeleiter, Herrn Pastoralreferenten Rauh, darüber informiert, dass die Ordinariatskonferenz für das Jahr 2003 mit einem Haushaltsdefizit von 15 Millionen Euro rechnet. Deshalb hatte sie gravierende Sparmaßnahmen beschlossen. Aber nicht nur die Finanzmisere war zu beklagen, sondern auch die Tatsache, dass es an pastoralem Personal mangelte. Deshalb hatte sich das Erzbischöfliche Ordinariat in Bamberg entschlossen, professionellen Rat von außen einzuholen, um Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung und zum effektiv gestalteten Einsatz des pastoralen Personals durchführen zu können.
Das Ergebnis, das man zu Beginn des Jahres 2005 erreicht hatte, war u. a. die Empfehlung, Seelsorgebereiche von ca. 9.000 Katholiken zu bilden, die jeweils von zwei Priestern und 1,25 Laien betreut werden sollten. Für diese neuen Gebilde wurden drei Modelle vorgeschlagen:
Nun galt es für die beiden gewählten Gremien der Apostelkirche sowie deren Gemeindeleitung, eine Entscheidung zu treffen in Bezug auf die verschiedenen Modelle zur Bildung eines Seelsorgebereiches. Ab März 2005 befasste sich der Pfarrgemeinderat mit diesem Problem und wenig später auch die Kirchenverwaltung. Es lag auf der Hand, dass beide Gremien zu einem Pfarreienverbund tendierten, also für eine Kooperation und nicht für eine Fusion bzw. Teilfusion mit St. Xystus und deren Filialgemeinde St. Albertus Magnus, hatte man doch erst vor ein paar Jahren die Selbständigkeit der Apostelgemeinde angestrebt und die Pfarreierhebung erreicht. Außerdem war von Anfang an auf pastoraler Ebene gut mit St. Xystus zusammengearbeitet worden, denn die jeweiligen Pfarrer von St. Xystus waren ja auch Pfarrer der Apostelkirche, da diese bis 1998 Filialgemeinde von St. Xystus war und die Gemeindeleitung seit 1993 in den Händen von Pastoralreferent Rauh, einem Laientheologen, lag. Außerdem sollte „was jeweils an geistlichem Leben in den einzelnen Gemeinden gewachsen ist, auch weiterhin bestehen bleiben und gefördert werden“.
Dieser Ansicht schlossen sich die beiden anderen Kirchengemeinden St. Xystus und St. Albertus Magnus an, jedoch wäre so mit ca. 8.500 Katholiken nur die untere Grenze einer solchen Seelsorgeeinheit erreicht worden. Eine Möglichkeit der Erweiterung bot die Hereinnahme der Pfarrei St. Heinrich in Alterlangen.
Auf dem Weg zum Seelsorgebereich schienen sich auf pastoraler Ebene keine Schwierigkeiten aufzutun, die finanzielle und verwaltungstechnische Seite war hingegen problematischer. Die Haushaltskonsolidierungsbeschlüsse des Erzbischöflichen Ordinariats schrieben vor, dass ab dem Jahr 2007 jeder Seelsorgebereich mit 10,50 Euro pro Katholik auskommen muss, um das nicht-pastorale Personal, also Sekretärin, Hausmeister, Mesner, Musiker und Reinigungspersonal, zu bezahlen. Da diese Beträge jedoch nicht ausreichten, um den Status quo zu erhalten, waren Verhandlungen mit den anderen beiden Pfarrgemeinden geboten, ob sich ggf. Stellen teilen ließen und welche Aufgaben von ehrenamtlichen Mitarbeitern erledigt werden können.
Am 20. Juni 2005 fasste der Pfarrgemeinderat von St. Heinrich den Entschluss, sich dem Seelsorgebereich Erlangen-West anzuschließen und damit konnte – das Einverständnis des Erzbischöflichen Ordinariats vorausgesetzt – ein großer Seelsorgebereich von über 12.000 Katholiken entstehen. Da sich durch diesen Zusammenschluss die finanzielle Situation für die einzelnen Kirchengemeinden nicht verschlechterte, besiegelten die Pfarrgemeinderäte und die Kirchenverwaltungen der vier Gemeinden am 6. Juli 2005 ihre Bereitschaft zur Bildung eines großen Seelsorgebereiches Erlangen-West mit einer Absichtserklärung, die dem Erzbischöflichen Ordinariat in Bamberg zur Genehmigung vorgelegt wurde.
Bereits am 22. September 2005 trafen sich die Mitglieder der vier Pfarrgemeinderäte zu einer ersten gemeinsamen Sitzung. Es wurde beschlossen, dass die verschiedenen Gemeindebriefe in allen vier Kirchen ausgelegt werden und die Leiter der einzelnen Arbeitskreise zum Gedankenaustausch zusammen kommen sollten. Als die offizielle Zustimmung des Erzbischöflichen Ordinariats zur Bildung eines Seelsorgebereiches Erlangen-West nach dem Pfarreienverbundmodell erfolgt war, ging man daran, eine Kooperationsvereinbarung auszuhandeln. In der Sitzung am 16. November 2005 sprach sich die Kirchenverwaltung der Apostelkirche einstimmig für die inzwischen ausgearbeitete Kooperationsvereinbarung aus und am 14. Dezember stimmte auch der Pfarrgemeinderat mit 12 Stimmen bei einer Enthaltung zu. Zusammenfassend wurde Folgendes vereinbart:
Zusammenarbeit in der Pastoral
Die Pfarreien verpflichten sich, bei der Wahrnehmung pastoraler Aufgaben in einzelnen Bereichen der Liturgie, der Verkündigung und der Caritas eng zusammenzuarbeiten und anstehende pastorale Aufgaben gemeinsam anzugehen. Sie informieren sich gegenseitig über die Planung und Gestaltung der übrigen Seelsorge in den einzelnen Pfarreien.
Zur Koordinierung und Durchführung der gemeinsamen pastoralen Aufgaben bilden die Pfarreien unter Beibehaltung der örtlichen Pfarrgemeinderäte einen Gemeinsamen Ausschuss … aus je zwei Vorständen aus den vier Pfarrgemeinderäten, dem Vertreter der Kirchenverwaltungen in den jeweiligen Pfarrgemeinderäten sowie den Mitgliedern des Pastoralteams im Seelsorgebereich. Der Gemeinsame Ausschuss berät die Themen und bringt Ideen ein, die die Zusammenarbeit im Seelsorgebereich berühren oder alle Pfarreien miteinander betreffen und erarbeitet Lösungsvorschläge, über die in den einzelnen Pfarrgemeinderäten beschlossen wird.
Der Pastoralplan für des Erzbistum Bamberg verpflichtet das pastorale Personal zur Zusammenarbeit im Team.
Zusammenarbeit in der Pfarrverwaltung
Gemeinsame Aufgaben aller Pfarreien müssen auch gemeinsam wahrgenommen und finanziert werden. Dazu wird ein gemeinsamer Verwaltungsausschuss gebildet, der sich aus den Vorständen und Kirchenpflegern der Kirchenverwaltungen zusammensetzt. Der leitende Pfarrer ist gleichzeitig Vorsitzender.
Der Verwaltungsausschuss hat die Aufgabe, den sachlichen, finanziellen und personellen Aufwand für die gemeinsamen Aufgaben des Seelsorgebereiches zu koordinieren. Entsprechend der Schlüsselzuweisungsordnung ist er verantwortlich für die Verwendung des diözesanen Personal- und Sachmittelbudgets im Seelsorgebereich.
Organisation der Pfarrbüros
In den Pfarreien besteht jeweils ein Pfarrbüro mit eigener Sekretärin. Die Pfarrbüros arbeiten eng zusammen.
Eine weitere grundsätzliche Entscheidung fällte der Pfarrgemeinderat auf einer seiner letzten Sitzungen. Es wird kein Kirchgeld erhoben wie z. T. in anderen Gemeinden, sondern bei finanziellen Lücken oder Engpässen, die sich bei bestimmten Projekten auftun, werden die Gemeindemitglieder zu Spenden aufgerufen. Diesem Votum schloss sich die Kirchenverwaltung an.
Am 4. Juni 2006 wurden in einer feierlichen Vesper in der Kirche Heilig Kreuz in Erlangen-Bruck den einzelnen Gemeinden die entsprechenden bischöflichen Urkunden über das Inkrafttreten der Seelsorgeeinheiten im Dekanat Erlangen übergeben. Nun konnten die neuen Gremien gebildet werden. Der gemeinsame Ausschuss für die Pastoral besteht aus Pfarrer Sauer als dem Leitenden Pfarrer, Pfarradministrator/Pfarrer Osberger, Pastoralreferent Rauh und Gemeindeassistentin Stablo sowie den Damen Kitz und Brandl (St. Heinrich), Frau Neovesky und Herrn Schmidt (Zu den Hl. Aposteln), Herrn Dr. Bär und Frau Bochenek (St. Xystus) sowie den Herren Frühwald und Kuhl (St. Albertus Magnus). Im gemeinsamen Verwaltungsausschuss sitzen die Geistlichen Sauer und Osberger sowie Pastoralreferent Rauh und die vier Kirchenpfleger Brandhuber (Zu den Hl. Aposteln), Junger (St. Heinrich), Kuhn (St. Albertus Magnus) und Rath (St. Xystus).
Der Eröffnungsgottesdienst für den Seelsorgebereich Erlangen-West fand am 7. Januar 2007 in der Apostelkirche statt und damit wurde diese Institution dem Kirchenvolk der vier Gemeinden vorgestellt. Symbolisch gossen ihre Vertreter Taufwasser ihrer Kirchen in ein gemeinsames Gefäß. Pfarrer Sauer führte dabei in einer sehr nachdenklichen Predigt aus, dass die Bildung dieses Seelsorgebereiches eigentlich ein „ungewolltes Kind“ ist, das geboren wurde „aus der Not der Knappheit der finanzieller Mittel“ und „in der Not der Säkularisierung unserer Gesellschaft, der Not der Glaubwürdigkeitskrise der Kirche, in der Menschen zwar die Dienste der Kirche wahrnehmen und konsumieren wollen, aber ihr kaum mehr etwas zu glauben bereit sind“ sowie „der Not des seelsorglichen Personals und der Not des Priesteramtes, das mehr und mehr zu einem Verwaltungsjob oder zum Dienst eines Ritusbeamten zu verkommen droht“. Er fuhr fort, dass wir all diese Missstände nicht einfach beheben werden können, aber wir vier Gemeinden haben nur dann eine Berechtigung und werden Antworten geben können, wenn wir „unser Tun, unsere Aktivitäten, unsere Gremien und Kreise auf Christus hin ausrichten“ und „gemeinsam tun, was die Stimme Gottes gebietet: Auf IHN hören.“
Wenn sich die vier Kirchengemeinden des Seelsorgebereiches Erlangen-West aufmachen, um die bevorstehenden Aufgaben und Probleme in diesem Sinne anzupacken und dabei vertrauensvoll zusammenarbeiten, ohne allerdings ihren individuellen Charakter aufzugeben, dann kann dieser Pfarreienverbund zu einem wahren Segen werden.